Overview

I vantaggi di eWhistle

  • È uno strumento di Compliance Proattiva per la scoperta tempestiva di eventuali frodi e criticità prima che diano luogo a più gravi responsabilità.
  • È quindi un elemento “spendibile” con le autorità per dimostrare lo sforzo e la buona fede della società nell’attuare efficacemente il proprio programma di compliance.
  • È utilizzabile per tutti i paesi del mondo con possibilità di impostare diverse lingue.
  • Riduce la complessità e i costi della gestione delle segnalazioni anonime.
  • È consultabile tramite qualsiasi dispositivo, fisso o mobile, dotato di browser internet (inclusi tablet e smartphone).
  • Fornisce alle società la garanzia che tutte le segnalazioni ricevute siano puntualmente prese in carico, correttamente gestite ed efficacemente monitorate.
  • Consente a tutte le funzioni e organi preposti (Compliance Officer, Internal Audit, Direzione Legale, Audit Committee, ecc.) di avere visibilità in tempo reale su tutte le segnalazioni e le conseguenti attività, provvedimenti e azioni correttive.

 

Vantaggi di eWhistle per il segnalante

  • Modalità riservata di gestione della segnalazione

    La piattaforma offre diverse modalità di accesso a seconda delle esigenze, da riservata a completamente anonima.

  • Semplicità di fruizione da parte del segnalante

    eWhistle incoraggia la denuncia di possibili illeciti creando un canale di comunicazione semplice, facilmente accessibile e riservato, consentendo ai dipendenti di inoltrare le segnalazioni tramite una semplice connessione ad internet o intranet con qualunque dispositivo, fisso o mobile, dotato di browser internet (inclusi tablet e smartphone).

  • Accesso riservato al sistema da parte del segnalante

    eWhistle consente al segnalante di riaccedere al sistema (anche in modalità anonima) e di verificare in qualsiasi momento lo stato della segnalazione.

  • Verifica dello stato di avanzamento da parte del segnalante

    eWhistle consente al segnalante di verificare lo stato di avanzamento della segnalazione durante tutto il processo mediante semplice accesso via web.

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Vantaggi di eWhistle per il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione

  • Dialogo e interazione riservata con il segnalante

    eWhistle offre la possibilità, del tutto innovativa, di continuare a dialogare e interagire in forma riservata col segnalante: i soggetti che gestiscono la segnalazione, dopo la iniziale “presa in carico” della stessa, possono chiedere chiarimenti al segnalante garantendone sempre la riservatezza. Questa funzionalità è un ausilio fondamentale per la selezione delle segnalazioni e per poter correttamente ed agevolmente individuare quelle che meritano un approfondimento investigativo.

  • Tracciabilità delle attività e genuinità delle informazioni relative a ciascuna segnalazione

    eWhistle garantisce la tracciabilità di ogni attività svolta con riguardo alle segnalazioni e la non accessibilità ai dati delle segnalazioni da parte di soggetti non autorizzati.In particolare, il sistema fornisce a tutti i soggetti deputati alla gestione delle segnalazioni una visione complessiva e sempre aggiornata delle segnalazioni archiviate e di quelle in corso di accertamento, dello stato di avanzamento degli accertamenti, dei provvedimenti adottati e delle eventuali azioni correttive intraprese. Inoltre eWhistle garantisce la genuinità delle informazioni tracciate, poiché nulla è alterabile una volta inserito o generato dal sistema.

  • Classificazione delle segnalazioni

    Una volta ricevuta una segnalazione sarà possibile, da parte dei soggetti deputati alla gestione delle segnalazioni, classificarla in relazione al contenuto, secondo i criteri individuati nella policy aziendale.

  • Modalità di gestione e archiviazione delle segnalazioni

    eWhistle non è soltanto un sistema di raccolta di segnalazioni, ma è anche una innovativa piattaforma di gestione delle segnalazioni che:

    • fa in modo che il segnalante si accrediti su una piattaforma informatica accessibile ai soli utenti interni, nella quale è sviluppato l’applicativo di gestione delle segnalazioni;
    • garantisce la puntuale presa in carico, gestione, monitoraggio e archiviazione di tutte le segnalazioni;
    • prevede l’invio di una mail al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione, nel momento in cui viene inserita una nuova segnalazione, in modo che possa accedere al sistema per conoscere il contenuto della stessa;
    • permette al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione, e a eventuali altri componenti del gruppo di lavoro appositamente designati, di archiviare la segnalazione, in caso di evidente e manifesta infondatezza, o di indagare/inoltrare la segnalazione in relazione ai profili di illiceità riscontrati (sempre tutelando il segnalante);
    • prevede il corretto trattamento dei dati e dei documenti oggetto della segnalazione, che potrebbero anche essere o contenere dati sensibili, nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali.

    eWhistle consente inoltre l’archiviazione ordinata, completa, sempre aggiornata e disponibile on-demand in tempo reale di tutte le segnalazioni e delle attività svolte in relazione alle stesse. Il sistema inoltre elabora in modo automatico la reportistica per il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione e gli altri soggetti incaricati di gestire la segnalazione.

  • Semplicità di utilizzo

    eWhistle è inoltre caratterizzato da una elevata semplicità di utilizzo grazie alla familiarità degli utenti con gli applicativi Microsoft. La semplicità di utilizzo e le interfacce progettate ad alta usabilità garantiscono il massimo della esperienza utente. La piattaforma è disponibile anche nella sua versione on-premise, nel caso in cui l’ente preferisca non usufruire dei servizi Cloud.

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Gestione della riservatezza

eWhistle inoltre offre all’azienda due modalità della riservatezza alternative a seconda della policy che si decide di implementare:

  • Gestione completamente anonima: le segnalazioni sono raccolte in modo completamente anonimo ed è possibile interagire (sempre anonimamente) con il segnalante, rivolgendogli domande e chiarimenti.
  • Gestione anonima, con registrazione dati: il sistema richiede al segnalante di dichiarare la propria identità già in occasione della prima segnalazione e ne vengono registrati i dati in un separato database (anch’esso criptato) attribuendo alla segnalazione un codice identificativo del tutto anonimo. In questo modo, per tutto il processo di gestione della segnalazione e anche dopo la sua archiviazione, sarà visibile solamente il codice identificativo anonimo e i dati personali del segnalante saranno accessibili al solo responsabile aziendale appositamente autorizzato.

 

 

Gestione automatizzata

eWhistle è anche una innovativa piattaforma di gestione delle segnalazioni che garantisce la puntuale presa in carico, gestione, monitoraggio, archiviazione e reportistica delle segnalazioni. Il sistema fornisce una visione complessiva e sempre aggiornata dello stato di avanzamento degli accertamenti, dei provvedimenti e delle azioni correttive ed elabora in modo automatizzato la reportistica per gli organi sociali.

Rispetto ai sistemi tradizionali (hotline, caselle di posta elettronica, intranet aziendale, segnalazioni cartacee anonime, ecc.) eWhistle garantisce che ogni segnalazione pervenuta sia automaticamente e puntualmente presa in carico e che - attraverso notifiche automatiche alle funzioni preposte e agli organi di controllo - tutte le segnalazioni siano correttamente gestite e monitorate fino alla fine del processo e rimangano archiviate nel sistema.

Sia l'utente che testimonia un illecito sia gli organi preposti al controllo, avranno a disposizione un’interfaccia semplice e immediata che permette di raccogliere e gestire le informazioni in modo puntuale e veloce. Infatti la familiarità degli utenti con gli applicativi Microsoft riduce notevolmente i tempi di apprendimento. La semplicità di utilizzo e le interfacce progettate ad alta usabilità garantiscono il massimo della esperienza utente.

 

 

 

 

Per saperne di più

 

 

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