Come il policy management migliora la compliance

Per policy management si intende l’insieme di processi di creazione, comunicazione e gestione delle policy all’interno di un'organizzazione. L’ottimizzazione del sistema di policy management può portare grandi vantaggi alle aziende che lo implementano: oltre ad una consistente riduzione dei costi di organizzazione e divulgazione delle policy (non solo economici ma anche, e soprattutto, in fatto di tempo impiegato), il sistema è in grado di migliorare la compliance normativa aziendale.

Uno dei vantaggi maggiori di una efficace gestione delle policy nell’ambito della compliance è innanzitutto il fatto di renderle più facilmente accessibili all’intero staff dell’azienda. E’ infatti essenziale che la popolazione aziendale sia costantemente informata sulle policy e procedure esistenti. Per l’azienda è necessario quindi avere un metodo per tenere conto di ciò che i suoi dipendenti hanno letto e compreso, portando quindi avanti delle sessioni di training.

In questo modo si riduce la possibilità di comportamenti fuori dalle norme di compliance o illeciti da parte dei dipendenti. Un sistema che avvisa in maniera automatica i diretti interessati quando nuove policy vengono introdotte o vecchie vengono dismesse garantisce che queste vengano costantemente comprese e applicate.

Per mantenere un approccio trasparente verso le autorità e garantire quindi che il processo di compliance venga portato avanti correttamente è inoltre necessario che il management sia organizzato in modo efficiente.

Un sistema di policy management ben funzionante permette di tenere una documentazione organizzata e sempre aggiornata, dando la possibilità agli organi di controllo di accedervi più facilmente, aumentando quindi la trasparenza dell’azienda ed evitando possibili problemi legali.

E’ bene per questo motivo creare una “audit trail” di informazioni che possano essere tracciabili e non alterabili e che permettano la ricostruzione di transazioni e operazioni passate. Dato che in caso di indagine vengono richieste in esame grandi quantità di documentazione riguardanti procedure e policy, avere sistemi di ricerca integrati rende il processo di analisi estremamente più semplice. Questo insieme ad un programma di policy management che immagazzini grandi quantità di dati, che li analizzi regolarmente e che generi report in tempo reale sulle policy attualmente vigenti e sul grado di adozione.

Un sistema di policy management rappresenta quindi un elemento fondamentale sia per migliorare l’organizzazione dell’azienda e ridurne i costi amministrativi, che per aumentare la trasparenza e garantire un comportamento conforme alle normative di compliance.

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