Perché eWhistle è meglio di una casella mail

eWhistle, in qualità di software specifico per il whistleblowing, permette di adottare all’interno di ogni contesto aziendale un sistema di compliance proattiva. Qualcuno si chiede se sia davvero necessario dotarsi di un software vero e proprio, quando aprire una casella mail appositamente dedicata alle segnalazioni degli illeciti sembra la soluzione più semplice. E semplice lo è davvero, il problema è che lo è troppo. 

Seppure il funzionamento della messaggistica via mail risponderebbe bene ad alcune delle necessità determinate dall’adozione di una politica di compliance aziendale, tuttavia una semplice casella mail non può però garantire tutte quelle disposizioni imposte dalla legge a garanzia della privacy del segnalatore e del segnalato.

Con eWhistle, infatti, al momento della “presa in carico” della segnalazione, i dati del segnalante e quelli del segnalato vengono archiviati in un database separato e criptato e alla segnalazione viene attribuito un codice identificativo del tutto anonimo. Al contrario tramite mail i dati sono subito visibili, ancora prima che la segnalazione possa essere circostanziata e, se il segnalato è colui che riceve la mail, potrebbe perfino cancellarla e contattare il segnalatore senza che le sue azioni vengano tracciate.

L’identità del segnalatore andrebbe, infatti, rivelata solo con il suo consenso o quando la conoscenza della stessa sia indispensabile per la difesa del segnalato. Con eWhistle i dati del segnalatore, essendo archiviati in un database separato e criptato, possono essere acquisiti e rivelati soltanto quando sono rispettate le condizioni previste dalle Istruzioni di Vigilanza; con la mail, invece, questo non è possibile.

La normativa vigente impone anche l’obbligo per il responsabile dei sistemi interni di segnalazione di redigere una relazione annuale sul corretto funzionamento dei sistemi interni di segnalazione, contenente le informazioni aggregate sull’attività svolta a seguito delle segnalazioni ricevute. Per rispondere a questo punto, eWhistle mette a disposizione una reportistica periodica sempre aggiornata e contenente tutti i dati relativi alle segnalazioni sia in forma aggregata sia con specifico riguardo alla singola segnalazione; mentre nel caso della mail la reportistica è a cura dei riceventi e la trascrizione dei dati non può che essere manuale e quindi a rischio.

La normativa impone anche l’obbligo per il segnalatore di dichiarare se ha un interesse privato collegato alla segnalazione. Con eWhistle questo punto è segnato come un campo obbligatorio, senza il quale la segnalazione non può andare a buon fine; con la mail, invece, sta al segnalatore ricordarsi di indicarlo nel momento della stesura della segnalazione.

Oltre ad essere più sicuro, quindi, un sistema di whistleblowing come eWhistle è anche più pratico e veloce nella fase della compilazione.

meglio di una casella mail

 

 

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