Perché scegliere un Software per gestire il whistleblowing

 

eWhistle, in qualità di software specifico per il whistleblowing, permette di adottare all’interno di ogni contesto aziendale un sistema di compliance proattiva. Qualcuno si chiede se sia davvero necessario dotarsi di un software vero e proprio, quando sembrano esistere soluzioni più semplici come aprire una casella mail appositamente riservata alle segnalazioni o dotarsi di una linea telefonica dedicata oppure ancora, prevedere una cassetta postale fisica ad hoc per ricevere le lettere cartacee.

Il problema è che queste soluzioni sono troppo semplici e non bastano a garantire gli standard richiesti su più fronti per avere un sistema di whistleblowing efficace.

Infatti seppur tali strumenti risponderebbero bene ad alcune delle necessità determinate dall’adozione di una politica di compliance aziendale, tuttavia non possono garantire tutte quelle disposizioni imposte dalla legge a garanzia della privacy del segnalatore e del segnalato.

Con eWhistle, infatti, al momento della “presa in carico” della segnalazione, i dati del segnalante e quelli del segnalato vengono archiviati in un database separato e criptato e alla segnalazione viene attribuito un codice identificativo del tutto anonimo.

Al contrario tramite mail i dati sono subito visibili, ancora prima che la segnalazione possa essere circostanziata e, se il segnalato è colui che riceve la mail, potrebbe perfino cancellarla e contattare il segnalatore senza che le sue azioni vengano tracciate. Stessa cosa accadrebbe utilizzando il metodo telefonico o cartaceo, chiedendo i dati al segnalante, altrimenti la segnalazione rimarrebbe assolutamente anonima.

L’identità del segnalatore andrebbe, infatti, rivelata solo con il suo consenso o quando la conoscenza della stessa sia indispensabile per la difesa del segnalato. Con eWhistle i dati del segnalatore, essendo archiviati in un database separato e criptato, possono essere acquisiti e rivelati soltanto quando sono rispettate le condizioni previste dalle leggi in materia, cosa non possibile con gli altri strumenti non informatici.

 Le normative vigenti impongono anche l’obbligo per il responsabile dei sistemi interni di segnalazione di redigere una reportistica sul corretto funzionamento dei sistemi interni di segnalazione, contenente le informazioni aggregate sull’attività svolta a seguito delle segnalazioni ricevute. Per rispondere a questo punto, eWhistle mette a disposizione una reportistica periodica sempre aggiornata e contenente tutti i dati relativi alle segnalazioni sia in forma aggregata sia con specifico riguardo alla singola segnalazione; mentre nel caso di utilizzo di altri strumenti la reportistica è a cura dei riceventi e la trascrizione dei dati è manuale e quindi a rischio, inoltre tale attività genera un carico di lavoro decisamente alto a chi deve svolgerla.

 Nei paesi in cui la normativa impone l’obbligo per il segnalatore di dichiarare obbligatoriamente alcune informazioni (come il fatto di avere un interesse privato collegato alla segnalazione), un tool informatico come eWhistle permette di rispettare tale obbligo; con gli altri strumenti invece, sta al segnalatore ricordarsi di indicare le informazioni richieste nel momento della stesura della segnalazione.

 Inoltre un tool come eWhistle permette di circostanziare le segnalazioni richiedendo chiarimenti (riduzione delle tempistiche di accertamento su segnalazioni infondate) e rassicurare i dipendenti sulla gestione riservata della loro segnalazione della quale possono anche visualizzare lo stato di avanzamento.

Oltre ad essere più sicuro, quindi, un sistema di whistleblowing come eWhistle è anche più pratico e veloce.

 

 

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